De nombreuses tâches secondaires tendent interférer avec le cœur de métier d’une agence web. En particulier, facturer chaque client est une tâche répétitive et chronophage. D’ailleurs, l’établissement des factures est également une obligation légale pour les professionnels et entreprises. Rechercher une solution permettant de faciliter l’émission de factures permet par contre de bénéficier de plusieurs avantages. En particulier, le temps gagné peut être mis à l’honneur pour se recentrer sur l’activité principale de l’agence. En particulier, je vous recommande l’utilisation d’un logiciel de facturation pour bénéficier de nombreux autres atouts. Dans cette rubrique, découvrez tout ce qu’une solution de facturation logicielle peut vous apporter.
Comment fonctionne un logiciel de facturation?
Suite à l’essor d’internet, les agences web/communication sont devenues de plus en plus sollicitées. Leurs prestations sont effet au cœur de la digitalisation et des nouvelles modes de consommation en ligne. Toutefois, les tâches de facturation tendent à augmenter parallèlement au nombre croissant des clients. Pour éviter d’avoir à consacrer une grande partie du temps à l’établissement et à l’envoi de factures, je vous conseille ainsi d’utiliser un logiciel. Ce dernier permet en effet d’émettre automatiquement des factures où sont marquées toutes les informations obligatoires. Pour ce faire, il suffit de le paramétrer une seule fois lors de sa première utilisation. Dans ce cadre, vous aurez notamment à y indiquer les informations relatives à votre agence, puis à spécifier les types de prestations ainsi que leurs tarifs.
Pour choisir un logiciel de facturation pour son agence web communication, certains critères sont toutefois à considérer. En particulier, je vous conseille de vérifier les conditions d’hébergement de vos données. En effet, la sécurité et la confidentialité des informations de vos clients sont de votre responsabilité. De plus, le logiciel doit également être conforme aux normes RGPD, tandis que la solution de stockage doit garantir à vos clients une disponibilité des factures à vie ou durant 50 ans. Cependant, vous pouvez aussi opter pour une conservation locale de vos documents sensibles dématérialisés.
Quelles sont les options nécessaires à un bon logiciel de facturation ?
En plus de la facturation des clients, vous devez réaliser d’autres tâches pour favoriser le développement de votre agence web. En particulier, la gestion de la relation client s’avère être essentielle pour les stratégies de prospection et de fidélisation. Dans ce cadre, sachez que les meilleurs logiciels de facturation intègrent des fonctionnalités d’établissement de devis, d’emailing, de suivi de facturation, gestion des stocks … Cela signifie que ces applications peuvent être directement reliées à votre site internet pour exploiter vos bases de données. Grâce à des paramètres personnalisables, les logiciels de facturation les plus performantes permettent même de communiquer directement avec les clients par email et SMS.
D’autre part, le bon fonctionnement de votre agence web se base sur la bonne gestion de vos ressources humaines. Dans ce cadre, je vous conseille d’opter pour un logiciel de facturation complet, qui permet également de gérer les bulletins de paie, les demandes de congés et le planning de vos collaborateurs. En effet, ces tâches essentielles s’avèrent être des plus chronophages. En intégrant un tel logiciel dans le fonctionnement de votre agence de communication, vous éviterez notamment de faire appel à une entreprise d’externalisation de paie ou d’embaucher une personne supplémentaire.
